Reportar seguimiento al plan de acción

Esta funcionalidad te permite registrar el avance periódico de los indicadores de las actividades definidas en tu plan de acción anual. El objetivo es asegurar que la organización esté en camino hacia el éxito deseado y fomentar la mejora continua a través de un monitoreo constante.

1. Selecciona la funcionalidad Reportar seguimiento al plan de acción.

2. La pantalla principal te mostrará el campo Selecciona la frecuencia con la que se reportará el seguimiento al plan de acción. Elige una de las opciones disponibles (ejemplo: Mensual, Bimensual, Trimestral).

3. Selecciona cuándo se llevará a cabo el primer seguimiento en el campo Indica el mes en el que se reportará por primera vez.

4. Haz clic en el botón Guardar.

5. El sistema te muestra un mensaje de confirmación.

6. Una vez seleccionada la frecuencia, el sistema mostrará en la parte inferior de la pantalla una tabla con los objetivos estratégicos de tu organización. Haz clic en la opción Reportar seguimiento del objetivo estratégico de tu interés.

7. El sistema te muestra en una nueva pantalla el objetivo seleccionado y posteriormente las vigencias del plan de acción.

8. Selecciona la vigencia.

9. Selecciona el mes del seguimiento que deseas registrar. El sistema mostrará únicamente los meses que parametrizaste según la frecuencia seleccionada previamente, así como las metas asociadas.

10. Cada meta muestra las actividades e indicadores del plan de acción vinculados a ella. Para cada indicador que desees reportar, completa los siguientes campos:

    • Avance de cumplimiento registrado: Ingresa el valor numérico, porcentual o monetario del avance logrado en ese período.
    • Observaciones: Añade cualquier comentario o detalle relevante sobre el avance.

11. En la parte inferior se encuentra el campo Avance acumulado actividad, el cual muestra un cálculo realizado por el sistema de acuerdo con la tendencia del indicador asociada:

    • Indicador con tendencia creciente o decreciente: Sumatoria de los avances de cumplimiento registrados. Al ingresar por primera vez, su valor debe ser cero (0).
    • Indicador con tendencia estable: No se muestra el campo.

12. Cuando hayas ingresado toda la información del período, haz clic en el botón Guardar para registrar el seguimiento.

13. El sistema confirmará que la información ha sido guardada exitosamente.

Editar seguimiento al plan de acción

1. Ubica el objetivo estratégico que deseas editar o actualizar y haz clic en la opción Reportar seguimiento.

2. Selecciona la vigencia.

3. Selecciona el mes del seguimiento que deseas modificar.

4. El sistema te muestra la información registrada previamente.

5. Modifica los valores en los campos de Avance u Observaciones y haz clic en el botón Guardar. Los cambios quedarán registrados en el sistema.

Descargar seguimiento al plan de acción

1. En la pantalla principal de la funcionalidad Reportar seguimiento al plan de acción, encontrarás el botón Descargar seguimiento al plan de acción. Haz clic en este botón.

2. El sistema generará y descargará automáticamente en tu equipo un archivo en formato Excel. Este informe contendrá el detalle completo de los avances registrados, incluyendo columnas para el objetivo estratégico, la descripción de la meta, la actividad, el indicador, el responsable y los valores de avance por período.